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Quali sono i vantaggi di una firma elettronica avanzata?

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La trasformazione digitale cambia costantemente i nostri stili di vita. Anche la firma autografa non è stata risparmiata da questo processo di digitalizzazione e si è evoluta nel tempo. La firma elettronica ha sostituito la firma manuale su carta al fine di facilitare gli scambi elettronici e la convalida di documenti e contratti.

Contrariamente alla credenza popolare, la firma elettronica avanzata (FEA) non è una digitalizzazione della firma autografa ma una serie di codici per autenticare e approvare ufficialmente i documenti digitali in pochi minuti.

Questo strumento, divenuto indispensabile nell’era del “tutto smaterializzato”, presenta molti vantaggi rispetto a una firma tradizionale, vediamo i principali.

Notevole risparmio di tempo e significativo miglioramento dei tempi di consegna

Uno dei maggiori vantaggi delle firme elettroniche è senza dubbio il risparmio di tempo. In passato, una firma autografa doveva essere apposta su un gran numero di documenti amministrativi e questo processo richiedeva molto tempo.

Con la firma elettronica  non è più necessario eseguire la noiosa procedura di download, stampa, firma e invio di un contratto tramite posta elettronica; operazione a volte ripetitiva che molte aziende conoscono ancora oggi. Tuttavia, risparmierebbero molto tempo scambiando contratti direttamente via e-mail con i loro collaboratori esterni attraverso questa firma online.

I movimenti fisici sono ridotti e quindi i documenti vengono elaborati più velocemente, eviti tutte le pratiche burocratiche e velocizzi la conclusione dei tuoi accordi.

Riduzione dei costi

La firma elettronica consente alla tua azienda di risparmiare sulle spese di bilancio annuali. Riduce drasticamente i costi associati alla stampa, all’archiviazione e all’inoltro dei documenti.

Non c’è bisogno di investire nell’acquisto di carta, penna, inchiostro (per la stampante o fotocopiatrice) o l’invio di documenti tramite posta o corriere. I tuoi dipendenti non devono più viaggiare per firmare i documenti, il che riduce i costi di trasporto, viaggio o pasti.

Miglioramento dell’efficienza commerciale e delle relazioni con i clienti

La tecnologia della firma elettronica offre maggiore flessibilità nella firma di documenti rispetto alla tradizionale firma autografa. Non importa dove ti trovi e anche in viaggio, puoi facilmente formalizzare i tuoi accordi all’istante.

I tuoi dipendenti non dovranno quindi attendere il tuo ritorno dalle ferie per firmare un documento. È sufficiente una semplice connessione internet per apporre la firma affinché il contratto di lavoro abbia effetto immediato.

Vera innovazione tecnica, la firma elettronica ha l’effetto di migliorare e semplificare l’esperienza del cliente. I dipendenti potranno, grazie al tempo a disposizione, velocizzare le attività amministrative ed elaborare molti più preventivi al giorno; che rappresenta un aumento significativo della produttività.

Sicurezza rinforzata

Molte persone credono che una firma manuale su carta abbia più sicurezza di una firma elettronica. Ma è esattamente il contrario! Qualsiasi tipo di firma elettronica è più sicuro di una firma autografa. La firma elettronica avanzata offre la piena tracciabilità e legalità del processo di firma.

Ha un’impronta digitale permanentemente integrata nel documento originale. Questa impronta digitale rende facile rilevare qualsiasi modifica apportata al documento. È quindi più difficile falsificare documenti firmati con la firma elettronica. Inoltre, la sicurezza degli scambi è garantita grazie al processo di crittografia asimmetrica della firma digitale.

Ogni firma è protetta da un certificato elettronico che sigilla il documento. Una firma elettronica  consente inoltre di eseguire diverse automazioni di vendita; ciò che induce meno rischi di errori rispetto ad una firma autografa per cui i controlli sono manuali.

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